Le secrétariat médical et paramédical

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Gerer votre temps - Doctylo

Comment optimiser votre temps

  • 26 décembre 2016

Saviez-vous que vous passez entre 6 et 10h par semaine à gérer vos activités administratives ? Il vous faut gérer les appels, les prises de rendez-vous, les divers courriers etc.… Et si vous vous consacriez plutôt à votre réel travail : le soin ? Voici quelques pistes.

Organisez vos tâches administratives pour plus d’efficacité

Photocopies, fichiers, impressions, stockage, recherche, toujours plus de documents, toujours plus de fichiers, toujours plus de temps à retrouver les documents, à écrire vos courriers. Perte de temps, d’énergie et d’argent.

Je pense qu’effectivement il existe plusieurs sortes de tâches administratives :

Celles liées au dossier médical et au patient (courriers, résultats d’examens etc.), ne pouvant être effectuées que par vous, assisté éventuellement par un secrétariat.
Liées aux relations avec les caisses, bien plus pénibles car sans intérêt pour vous, parfois exigées de manière tatillonne injustifiée. Ce sont celles-là dont on parle le plus souvent.

Liées à la confection de courriers médicaux, de réception d’appels, de prise de rendez-vous…
Liées à la gestion du cabinet (salaires secrétaires, factures, etc.) s’ajoutant aux autres et alourdissant la journée.
Autant les premières sont faites naturellement et dans l’intérêt du patient, autant les suivantes sont mal vécues car ressenties comme imposées et dévoreuses de temps, sans aucun bénéfice pour le patient.

Afin de vous soulager de ces tâches chronophages plusieurs solutions existent :

En ce qui concerne le dossier médical du patient – d’un point de vue purement médical- seuls vous, professionnels médicaux et paramédicaux, pouvaient vous en occuper.

Parlons maintenant des suivantes telles que la relation avec les caisses, la frappe de courrier, la gestion des appels et rendez-vous. Une solution pour vous : faire appel à une secrétaire ou télésecrétaire !! Cette personne prendra en charge toute cette partie et vous permettra de vous concentrer pleinement sur votre activité. Dans mes précédents articles, je vous ai expliqué l’avantage du télésecrétariat tant au niveau travail, économies, productivité, je vous invite donc à vous y référer.

Enfin, en ce qui concerne la gestion du cabinet (comptabilité), plusieurs solutions existent et je vais d’ailleurs vous les développer.

Faites les bons choix pour votre comptabilité

Quelle que soit votre forme d’exercice professionnel (à titre individuel ou en société), vous pouvez choisir de tenir vous-mêmes votre comptabilité sur le support de votre choix. Dans certains cas, vous avez l’obligation de transmettre vos déclarations de résultats par voie dématérialisée. Vous pouvez vous équiper d’un logiciel de comptabilité de votre choix, parmi la large gamme proposée sur le marché. Vous pouvez également choisir de confier la comptabilité de votre cabinet à un Expert-Comptable, professionnel inscrit au tableau de l’ordre des Experts-Comptables.

L’étendue de la mission de l’expert-comptable est définie dans un document appelé lettre de mission (dans laquelle sont notamment consignés les honoraires de ce professionnel). Il pourra assurer une mission d’ordre comptable (gestion complète de la comptabilité ou uniquement une mission de révision et d’établissement de la liasse fiscale), fiscal, social (établissement des bulletins de paie, déclaration des charges sociales), juridique (établissement des documents juridiques annuels), etc.

Voici trois conseils qui pourront vous faciliter la vie mais aussi permettre un suivi à long terme :

Utilisez un compte professionnel

Dès votre installation, ouvrez un compte en banque professionnel. Toutes vos recettes

(En tous cas, tous les chèques et remises en banque) provenant de votre exercice devront transiter par ce compte. De même, toutes vos dépenses professionnelles seront réglées par le compte professionnel. Ne mélangez jamais privé et professionnel :

Lorsque vous aurez besoin d’argent sur votre compte privé, vous l’alimenterez avec votre compte professionnel mais jamais directement avec vos recettes.

Établissez un dossier documentation gestion / fiscalité.

Tenez-vous au courant de l’actualité en matière de gestion et de fiscalité. Même si la gestion vous rebute, dites-vous bien que vous êtes chef d’entreprise, et, même si vous ne faites pas vous-même votre comptabilité, vous êtes responsable des chiffres qui seront communiqués à l’administration.

Tenez régulièrement les documents comptables obligatoires.

Prenez les bonnes habitudes dès votre installation, cela sera plus facile par la suite.

Ne négligez pas l’accueil du patient

Le premier contact avec le patient se fait lors de la prise de rendez-vous, le plus souvent donc par téléphone. L’indispensable est d’écouter le patient, ses besoins, ses attentes, ses douleurs. Essayez d’avoir un maximum d’informations lors de ce premier contact afin de pouvoir anticiper votre accueil physique lors de sa venue mais aussi vos soins par la suite. Le temps « perdu » au téléphone sera au final du temps gagné par la suite le jour de la consultation. L’idéal étant, pour vous, d’avoir une secrétaire ou télésecrétaire, qui se chargera de prendre les informations et de vous les notifier lors de la venue du patient (dans le cas de Doctylo, toutes ces informations sont notifiées sur l’agenda partagé mais aussi sur le dossier patient créer par la télésecrétaire et visible par vous).

De plus, l’accueil est l’image de votre cabinet, il pourra vous permettre de fidéliser des patients et ainsi augmenter votre productivité.

Mais n’oublions pas l’essentiel, tout patient ne vient pas voir un professionnel médical ou paramédical avec « plaisir ». C’est souvent pour eux un lieu stressant, angoissant, où l’on va en cas de pathologies, douleurs…. Le fait d’accueillir le patient en ayant déjà un grand nombre d’informations sur lui va vous permettre de personnaliser votre accueil (ex : « Bonjour Madame X, alors vous venez pour … ») Rien qu’avec ces quelques mots la patiente va voir que vous lui apporter de l’attention et va se sentir rassurer.

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