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Secretaire indépendante - quelles formalités accomplir pour votre embauche - Doctylo

Secrétaire freelance, quelles formalités faut-il accomplir à son embauche

  • 9 janvier 2017

S’engager avec une secrétaire freelance nécessite certaines formalités qui restent pour la plupart des clients assez floues. En effet, faut-il un contrat ? Quels sont les démarches à effectuer ? … Et si nous faisions le point ?

Un contrat entre vous et la secrétaire freelance : ce n’est pas obligatoire !

Une secrétaire freelance étant indépendante, vous n’avez pas de contrat à rédiger et à signer avec elle. Comme pour toute autre prestation de service indépendant, la secrétaire doit vous établir un devis reprenant en détails les tâches ou missions que vous lui confiez.

C’est en lui retournant ce devis signé et précédé de la mention « bon pour accord » que vous scellez votre collaboration.

De nombreuses secrétaires indépendantes ne démarreront leur mission qu’après avoir reçu un acompte (généralement de 30% à 50%) sur le devis effectué, afin de se prémunir des impayés et plus particulièrement s’il s’agit de votre toute première collaboration avec elles.

Le devis : un engagement mutuel !

Si le devis n’est pas un contrat en soi, c’est un engagement et, dès lors que vous l’avez accepté, signé et renvoyé, il engage les deux parties (vous, comme la secrétaire indépendante) de manière contractuelle. En résumé, la secrétaire indépendante doit s’en tenir aux détails du devis (prix, temps, tâches) et vous êtes tenu de régler la facture qui en découlera.

Vous pouvez donc demander un devis préalablement à la réalisation de travaux/prestations. Un devis n’est pas seulement une estimation, comme je viens de vous le dire, lorsqu’il est signé par les deux parties, il prend la valeur de contrat et constitue un engagement ferme aussi bien pour vous (le client) que pour votre prestataire. Le devis est un document contractuel régi par le droit civil. Il fait donc office d’élément de référence auquel le tribunal se reporte en cas de litige entre les deux parties. Le devis doit être édité en trois exemplaires : deux pour vous (vous devez en retourner un signé pour signifier votre accord) et un pour votre prestataire

En cas de demande complémentaire ou de changement pouvant entraîner un volume de travail supplémentaire, la secrétaire freelance vous adressera un devis complémentaire.

Le devis peut également être établi « à la tâche » ou au « tarif horaire », cette solution est idéale lorsque l’on ne connaît pas à l’avance le nombre de tâches à accomplir lors d’une mission ou pour des missions régulières pouvant s’étaler sur une période de durée moyenne ou longue avec votre prestataire.

Une secrétaire indépendante sérieuse vous fournira, parallèlement à sa facture mensuelle ou finale (selon les modalités préétablies ensemble), un récapitulatif complet des heures effectuées ou des tâches accomplies, afin de vous assurer de la facturation correcte de son travail.

Les conditions générales : une protection indispensable !

Présenter les conditions générales de la prestation à un nouveau client permet à la secrétaire d’aborder la façon dont vous souhaiter collaborer avec elle. Elles servent en général de base à la rédaction d’un contrat de prestation de service, mais en l’absence d’accord spécifique, elles s’appliqueront par défaut.

Les conditions générales n’ont que des avantages :

  • Elles établissent dès le début de la relation les responsabilités des deux parties
  • Elles permettent de préciser certains points pouvant être source de litige avant que des problèmes ne se posent (modalités d’exécution, délais de paiement, retard de paiement, résiliation, confidentialité…).
  • Elles présentent clairement les exigences de votre prestataire, et permettent de négocier un accord.
  • En tant que secrétaire indépendante, elles séparent le bon grain de l’ivarie en rebutant les clients abusifs. Si un client refuse de vous confier un contrat à cause des conditions générales, c’est qu’il ne vous traitera jamais comme un partenaire, autant éviter de perdre votre temps.
  • Elles reflètent le professionnalisme de votre secrétaire indépendante et vous différencient des autres freelances qui eux peuvent proposer leurs services en envoyant un simple CV.

Demandez un contrat de confidentialité si nécessaire

Bien que la grande majorité des secrétaires freelances respectent de fait la confidentialité des travaux qui leur sont confiés, un contrat peut cependant être établi par l’assistante freelance pour les travaux à caractère confidentiel et pour lesquels vous avez besoin d’un engagement écrit, assurant que la confidentialité exigée sera respectée.

Ce contrat peut vous être directement adressé par la secrétaire que vous aurez choisie, préalablement signé et daté par ses soins avant que vous n’y apposiez vous-même votre signature.

Derniers conseils 

Pour finir, voici quelques petits conseils :

  1. Mieux vaut se mettre d’accord à l’avance plutôt que de devoir gérer un conflit plus tard. Demandez les conditions générales de votre prestataire ou négociez les termes de votre contrat AVANT de commencer la collaboration.
  2. Attention : tout ce que vous – client – vous allez demander une fois votre contrat signé devrait devra non ? être accepté par écrit.
  3. Un contrat de prestation de service s’établit entre deux parties (vous et votre prestataire) méfiez-vous donc des clauses dont l’exécution sera soumise aux actions d’un tiers (paiement, vérification, approbation…).
  4. Si vous êtes secrétaire freelance et que vous travaillez en tant que sous-traitant, n’acceptez pas d’attendre que votre client (l’intermédiaire) soit payé par le donneur d’ordre pour recevoir le paiement de votre prestation.

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